Szef zlecił organizację imprezy integracyjnej - od czego zacząć?
Niejednokrotnie zdarza się że szefostwo firmy X
pod wpływem dobrych wyników swojego przedsiębiorstwa postanawia nagle
wynagrodzić swoim pracownikom trudy jakie włożyli w odniesiony sukces. Można to
zrobić na kilka sposobów a jednym z ciekawszych i przynoszącym dalsze korzyści
firmie jest organizacja wspólnego wyjazdu integracyjnego. Myśl jaka pojawia się
w głowie zarządzających trafia zazwyczaj na biurko działów marketingu, działów
kadr a także do asystentów zarządu. Nie ma w tym nic dziwnego ale dla osób
"świeżych w temacie", które zostały obarczone odpowiedzialnością
organizacji "ciekawego" wyjazdu jest to bardzo często spory stres i
wiele nowych pytań pozostających bez odpowiedzi. A zatem od czego zacząć? Jak
przygotować plan działania? Jak dobrać odpowiednich podwykonawców?
Lista pytań na
jakie należałoby odpowiedzieć by nasz event był dobrze zorganizowany jest
bardzo długa i gdybyśmy mieli rozkładać cały wyjazd na części pierwsze tak jak
robią to profesjonalne agencje eventowe na pewno pojawiłaby nam się
przynajmniej setka niewiadomych, które muszą zostać wyjaśnione. Ale nie mamy aż
tak dużej wiedzy żeby pomyśleć o każdym drobnym elemencie więc musimy od czegoś
zacząć. A najlepiej jest rozpocząć od podstawowego zestawu pytań, na którym
będziemy bazowali przy rozpoczęciu naszych prac.
Co jest dla nas najważniejsze:
1. Jaki jest cel naszego wyjazdu? - musimy określić gdzie
jest punkt docelowy do jakiego będą dążyły nasze wysiłki, wyjazdy mogą mieć
różne cele: integracyjny, turystyczny, rekreacyjny, relaksacyjny, sportowy,
narciarski, promocyjny, szkoleniowy itd. Od określenia celu zależy cała reszta
programu. To główny determinant finałowej postaci naszej imprezy. Jeśli naszym celem jest po prostu integracja
pracowników to jako następne powinny pojawić
się pytania:
2. Kiedy ma dojść do wyjazdu integracyjnego? - szefostwo
zazwyczaj określa dogodny dla siebie termin podając go w przedziale czasowym
lub konkretnych datach a jeśli nie to w 80% przypadkach są 3 standardowe
schematy z jakich możemy skorzystać czyli: wiosna, jesień, zima. Dlaczego
akurat te 3 okresy są najlepsze na organizację wyjazdów? Jest to spowodowane
okresami urlopów, wydatkowaniem budżetowym podmiotów a także warunkami
pogodowymi. Wiosną jest już dość ciepło żeby można było zrobić ognisko i pójść
na pieszą wycieczkę. Jesień to okres po urlopowy i wszyscy pracownicy są
dostępni w firmie, zazwyczaj wtedy odbywają się już pierwsze podsumowania 3
kwartałów oraz znana jest sytuacja finansowa za mijający rok. Zimą natomiast
(styczeń, luty, marzec) można skorzystać z atrakcji jakie dostarcza nam pora
roku i szusowanie na nartach powiązać np. z wieczorem tematycznym lub
odpoczynkiem w hotelowym SPA.
3. Jaki mamy budżet
na wyjazd? - to nie najistotniejszy ale bardzo ważny element eventowej
układanki, od budżetu zależało będzie jaki wybierzemy region, jaki hotel i
jakie atrakcje. Zakres budżetowy musi zostać określony już na samym początku i
powinien uwzględniać 20% zapas na koszty jakie mogą pojawić się w trakcie
imprezy. A możemy mieć pewność że takie
koszty się pojawią. Co istotne to fakt że liczba osób jaka będzie brała udział
w wyjeździe również znacząco wpłynie albo wzrost możliwości budżetowych (budżet
na osobę) albo ich spadek (przy sztywnym budżecie na grupę).
4. Gdzie na wyjazdy integracyjny? - naszym celem była
integracja pracowników więc musimy postarać się żeby do tej integracji
faktycznie doszło, wybierając odpowiednie miejsce na wyjazd możemy uwzględnić
jego odpowiednie położenie, walory około turystyczne, możliwości instalacji
atrakcji outdoor w pobliżu hotelu, ciekawe tereny do żeglowania, wspinaczki,
spacerów górskich, rejsów statkami. Miejsce determinuje wybór atrakcji dla
grupy.
5. Jakie atrakcje na wyjazd? - mając ustalony cel, termin,
miejsce oraz budżet wchodzimy w świat doboru odpowiednich atrakcji pod naszą
grupę i tutaj musimy na chwilkę zatrzymać się i przeanalizować naszych
uczestników wyjazdu. Sprawdźmy jaka jest średnia wielu, jaki jest stosunek płci
w grupie, jakie atrakcje już mieliśmy wcześniej na wyjazdach. Jeśli nie mamy
pomysłu to warto sprawdzić co oferują profesjonalne agencje eventowe. Na
stronie Organizacja imprez integracyjnych możemy obejrzeć przykładowy zestaw usług jakie warto rozpatrzyć podczas
dobierania konkretnych rozwiązań pod nasz wyjazd.
6. Doszliśmy do
punktu w którym wiemy już wystarczająco dużo żeby móc poszukać podwykonawców do
naszego wyjazdu, znamy nasz cel, budżet,
liczbę osób, termin, lokalizację. Czyli przyszedł czas na solidne przygotowanie
zapytania do agencji eventowej odnośnie możliwości zrealizowania założonego
przez nas programu. Jak napisać optymalne zapytanie do firmy eventowej, jakie
informacje zawrzeć w mailu opiszę już w następnym artykule.
Kamil Tomaszek
Sales & Marketing Manager
Grupa Eventowa Projekt
Efektywny
